Notificare de confidenţialitate pentru recrutările efectuate de Canon

Această Notificare va furniza candidaţilor la locurile noastre de muncă („dumneavoastră” sau „al/a dumneavoastră”) informaţii generale despre procesarea datelor personale de către Canon, precum şi despre drepturile pe care le aveţi în condiţiile legii privind protecţia datelor. În această Notificare, menţionăm acest tip de informaţii ca „Date de recrutare”. Vă rugăm să citiţi cu atenţie această Notificare, înainte de a furniza datele dumneavoastră personale companiei Canon.

„Canon” înseamnă Canon Europa N.V şi orice filiale sau firme asociate acesteia, după cum acestea există din când în când. De asemenea, Canon poate fi menţionat în această Notificare ca „noi”, „nouă” sau „al nostru/a noastră”.

Colectarea datelor personale

Noi colectăm Date de recrutare pentru a gestiona situaţia resurselor şi activităţile de recrutare, precum şi pentru scopuri de planificare organizaţională. În consecinţă, unele exemple de informaţii pe care le putem colecta de la dumneavoastră includ:

• Informaţii din cererea de angajare: Aceste informaţii ne vor spune în general cine sunteţi şi ne vor ajuta să creăm o imagine a capabilităţilor şi potrivirii dumneavoastră pentru anumite locuri de muncă/posturi. Acest tip de informaţii poate include numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, alte informaţii de contact şi modalităţile pe care le preferaţi pentru a fi contactat. De asemenea, aceste informaţii pot include informaţii conţinute în scrisoarea de intenţie, în curriculum vitae (de exemplu, calificările profesionale, experienţa de muncă anterioară, nivelul de educaţie, competenţe şi aptitudini, compensaţia de bază curentă, bonusuri suplimentare şi/sau comisioane şi interese şi experienţe personale), informaţii conţinute pe conturile dumneavoastră de pe reţelele de socializare sau site-urile ori conturile personale (de exemplu, LinkedIn sau Twitter), cum aţi auzit despre postul vacant, informaţii despre tipul de muncă şi proiectele în care aţi fost implicat şi orice alte informaţii pe care doriţi să ni le furnizaţi ca parte a cererii de angajare.
• Informaţii din procesul de recrutare: Acestea sunt informaţii colectate ca rezultat al procesului de recrutare, precum rezultatele pe care le-aţi obţinut la centrele de evaluare sau la interviuri şi informaţii furnizate de cei care v-au recomandat.
• Informaţii despre oportunităţile viitoare: Acestea sunt informaţii colectate pentru a ţine legătura cu dumneavoastră referitor la oportunităţile de angajare viitoare la Canon, precum numele dumneavoastră, adresa de e-mail, profilul de pe LinkedIn, locaţia, domeniul de competenţe şi tipul de funcţie care vă interesează. Dacă doriţi, puteţi să optaţi pentru eliminarea din această bază de date în timpul aplicării.
• Detaliile de conectare şi parola şi alte informaţii similare, utilizate în legătură cu autentificarea dumneavoastră.
• Informaţii de pe site-ul web al sistemului de recrutare online al companiei Canon: Acestea sunt informaţii legate de utilizarea de către dumneavoastră a portalului nostru web, de exemplu, adresa dumneavoastră IP. Aceste informaţii sunt colectate utilizându-se module cookie sau tehnologii similare. Pentru mai multe informaţii despre modul în care utilizăm modulele cookie şi tehnologiile similare, consultaţi Politica noastră privind utilizarea modulelor cookie.

De asemenea, compania Canon poate să efectueze verificări de fond şi evaluări de la terţe părţi şi să stocheze informaţii de la acestea în timpul procesului de recrutare („Verificări pre-angajare”). Datele personale despre condamnările infracţionale sau informaţiile medicale vor fi cercetate numai dacă acest lucru este permis de legislaţia aplicabilă.

Dacă intenţionaţi să ne furnizaţi detalii despre o referinţă sau orice alt terţ ca parte din CV-ul dumneavoastră, este responsabilitatea dumneavoastră de a vă asigura că terţa parte este de acord ca noi să primim informaţii despre aceasta. Prin trimiterea acestor date, compania Canon va presupune că aţi făcut acest lucru.

Noi vom indica unde informaţiile pe care le-am solicitat sunt obligatorii sau opţionale. De asemenea, vom descrie consecinţele în cazul în care decideţi să nu furnizaţi informaţiile pe care le-am indicat ca fiind obligatorii. În unele circumstanţe, acest lucru poate însemna că nu avem posibilitatea de a procesa cererea dumneavoastră.

Utilizarea datelor personale

Noi utilizăm aceste informaţii pentru evaluarea şi selectarea candidaţilor. Exemplele tipice de utilizare includ:

• susţinerea şi procesarea cererii dumneavoastră, de exemplu, pentru a putea evalua capacitatea dumneavoastră de a îndeplini specificaţiile, pentru a tria candidaţii şi pentru a verifica referinţele şi calificările profesionale furnizate de candidaţi;
• stabilirea şi efectuarea interviurilor şi a testelor;
• gestionarea securităţii la sediul nostru, de exemplu, pentru a ne asigura că bunurile, clădirile, informaţiile, angajaţii şi alt personal sunt în siguranţă;
• evaluarea şi aprecierea rezultatelor interviurilor şi testelor; şi
• alte activităţi necesare în procesele de recrutare, inclusiv recrutarea finală.

De asemenea, noi putem să utilizăm Datele de recrutare pentru conformitatea cu legile şi cu reglementările, de exemplu, pentru a asigura conformitatea cu cerinţele de sănătate şi siguranţă şi cu alte obligaţii legale sau fiscale, ori în legătură cu litigii sau investigaţii ori cercetări interne şi pentru a asigura conformitatea cu politicile noastre privind câştigurile băneşti ilicite, darea sau luarea de mită şi corupţia, precum şi monitorizarea oportunităţilor egale.

Oricând verificăm Datele de recrutare care ne sunt furnizate în timpul procesului de recrutare, ca parte a Verificărilor pre-angajare, vi se va comunica în avans ce aspecte ale Datelor dumneavoastră de recrutare vor fi verificate, inclusiv o explicaţie a modului în care vor fi efectuate Verificările pre-angajare, iar informaţiile despre condamnările infracţionale (dacă sunt colectate) sau informaţiile medicale vor fi colectate numai prin intermediul surselor autorizate oficiale şi în conformitate cu legislaţia aplicabilă.

Noi vom procesa Datele dumneavoastră de recrutare numai în cazul în care avem o bază legală pentru a face acest lucru. În general, le vom procesa pentru a ne ajuta să decidem dacă vom încheia un contract de muncă cu dumneavoastră. Cu alte ocazii, noi vom procesa Datele dumneavoastră de recrutare deoarece dumneavoastră aţi fost de acord să facem acest lucru, caz în care puteţi să vă retrageţi consimţământul în orice moment.

De asemenea, noi putem să procesăm Datele dumneavoastră de recrutare pentru a fi în conformitate cu obligaţiile noastre legale sau deoarece este în interesul nostru legitim de afaceri să facem acest lucru (de exemplu, acolo unde este necesar să îi înţelegem pe candidaţii noştri având suficiente detalii, astfel încât să derulăm un proces de recrutare eficient).

Dezvăluirea datelor personale

(a) În cadrul companiei Canon

Noi permitem accesul la Datele dumneavoastră de recrutare numai persoanelor din grupul nostru de companii care „trebuie să cunoască” astfel de informaţii. De exemplu, anumite persoane de la Canon vor avea acces la Datele dumneavoastră de recrutare pentru a procesa cererea dumneavoastră şi a gestiona procesul de recrutare (aici pot fi incluse persoane din echipa de Resurse umane şi persoane în faţa cărora veţi raporta dacă cererea dumneavoastră a fost rezolvată cu succes).

(b) În afara companiei Canon

Compania Canon lucrează cu terţi care ne furnizează servicii. De exemplu, putem să partajăm Datele dumneavoastră de recrutare cu astfel de furnizori de servicii, pentru a găzdui platforma noastră de recrutare online şi pentru a efectua trierea şi verificarea cererii dumneavoastră şi informaţiile pe care ni le-aţi furnizat. Aici este inclusă şi verificarea calificărilor academice şi profesionale. În general, noi vom dezvălui Datele dumneavoastră de recrutare furnizorilor noştri şi altor terţi numai în următoarele circumstanţe:

• când suntem obligaţi de lege să facem acest lucru;
• ca răspuns la o solicitare legitimă de asistenţă din partea poliţiei sau altor agenţii autorizate pentru aplicarea legii (inclusiv agenţii autorizate pentru aplicarea legii din ţările în care operează Canon sau subcontractanţii şi agenţii săi, precum şi din ţările prin care au fost transferate datele dumneavoastră personale în conformitate cu această Notificare); şi/sau
• pentru a cere consultanţă juridică de la avocaţii noştri externi sau în legătură cu litigiile cu un terţ.

Canon va lua măsurile tehnice, organizatorii şi legale corespunzătoare pentru a proteja datele dumneavoastră personale.

Stocarea datelor dumneavoastră personale

Canon este o organizaţie globală, care are filiale, procese de afaceri, structuri de management şi sisteme tehnice care trec de graniţele naţionale. De aceea, Canon poate să utilizeze resurse şi servere situate în diferite ţări din regiunea EMEA. În consecinţă, datele dumneavoastră personale pot fi transferate şi procesate în afara ţării în care dumneavoastră utilizaţi un site web Canon sau furnizaţi către Canon datele dumneavoastră personale. Aici sunt incluse ţări din afara Spaţiului Economic European (SEE) care nu au legi care să asigure o protecţie specifică pentru datele personale.

Oricând transferăm Datele dumneavoastră de recrutare în afara SEE sau Regatului Unit, vom lua măsurile legale necesare pentru a asigura mijloacele de protecţie adecvate pentru a proteja Datele dumneavoastră de recrutare şi pentru a ne asigura că acestea sunt tratate în siguranţă şi în conformitate cu această Notificare. Dacă vă aflaţi în SEE sau în Regatul Unit, puteţi să ne contactaţi pentru a obţine o copie a mijloacelor de protecţie pe care le-am stabilit pentru a proteja Datele dumneavoastră de recrutare şi drepturile de confidenţialitate în aceste circumstanţe.

Reţinerea datelor dumneavoastră personale

Noi păstrăm Date de recrutare în conformitate cu politicile şi procedurile noastre interne de reţinere. Canon va păstra datele dumneavoastră personale timp de 12 luni de la data trimiterii sau de la ultima actualizare a detaliilor/informaţiilor despre contul dumneavoastră. Totuşi, dacă decideţi că nu doriţi să fiţi luat în considerare pentru funcţii ulterioare, puteţi să selectaţi această opţiune în timpul procesului de aplicare şi, la sfârşitul procesului, vom şterge informaţiile dumneavoastră. După 12 luni de la trimitere sau de la ultima actualizare a profilului dumneavoastră, datele dumneavoastră personale vor fi anonimizate şi nu vor fi accesibile pentru vizualizare sau urmărire. Înainte de procesul de anonimizare, Canon vă poate trimite un memento, pentru a vă oferi o opţiune de a păstra datele dumneavoastră în rezerva noastră de talente. Dacă doriţi să păstraţi datele dumneavoastră personale în rezerva noastră de talente după perioada de mai sus, puteţi pur şi simplu să răspundeţi la mementoul trimis şi Canon vă poate păstra datele pentru o perioadă suplimentară de 12 luni.

Dacă procesul de recrutare de la Canon reuşeşte şi sunteţi angajat, datele dumneavoastră personale pot deveni o parte a dosarului de angajat, pot fi utilizate pentru alte scopuri legate de serviciu/muncă şi pot fi păstrate în rezerva de talente de la Canon, pentru funcţii ulterioare posibile. De asemenea, datele dumneavoastră personale se pot supune unor termeni de confidenţialitate suplimentari, care sunt aplicabili angajaţilor Canon.

Drepturile dumneavoastră

Ca persoană în legătură cu care Canon procesează date personale, puteţi avea dreptul să solicitaţi accesarea, rectificarea sau ştergerea Datelor de recrutare pe care le deţinem despre dumneavoastră. De asemenea, puteţi avea dreptul de a restricţiona sau de a obiecta în legătură cu anumite tipuri de procesări ale Datelor de recrutare şi de a solicita să primiţi o copie, care poate fi citită de aparat, a Datelor de recrutare pe care ni le-aţi furnizat.

Dacă observaţi o eroare în cererea dumneavoastră, pe care doriţi să o corectaţi, actualizaţi-o în sistemul nostru online sau contactaţi-ne utilizând informaţiile de contact de mai jos.

Puteţi să vă exercitaţi drepturile contactându-ne, utilizând detaliile furnizate în secţiunea de mai jos. Orice solicitare de a exercita unul dintre aceste drepturi va fi evaluată de noi pentru fiecare caz în parte. Pot exista circumstanţe în care nu suntem obligaţi din punct de vedere legal să ne conformăm solicitării dumneavoastră sau datorită excepţiilor legale relevante furnizate în legislaţia aplicabilă privind protecţia datelor.

Dacă aveţi nemulţumiri legate de modul în care am gestionat Datele dumneavoastră de recrutare, vă rugăm să ne contactaţi mai întâi. Dacă tot nu sunteţi mulţumit, aveţi dreptul de a depune o plângere la Autoritatea dumneavoastră de protecţie a datelor.

Noi putem să ştergem oricând informaţiile dumneavoastră personale (inclusiv CV-ul dumneavoastră), fără a vă înştiinţa. De aceea, trebuie să păstraţi propria copie a informaţiilor personale pe care ni le-aţi furnizat.

Modul în care ne puteţi contacta

Canon se angajează să vă protejeze datele personale în conformitate cu legile de protecţie a datelor şi de confidenţialitate relevante. În chestiunile legate de această Notificare, puteţi contacta Ofiţerul de protecţie a datelor de la Canon la DataProtectionOfficer@canon-europe.com. De asemenea, puteţi contacta Canon Europe Ltd. la următoarea adresă:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
United Kingdom
United Kingdom UB11 1AF.

Actualizările acestei notificări

Noi putem să modificăm această Notificare din când în când, pentru a reflecta modificările din legislaţie, din normele de aplicare a legilor sau din practicile noastre de confidenţialitate a datelor, în conformitate cu legea. Când se întâmplă acest lucru şi atunci când este cerut de lege, vă vom furniza o notificare nouă sau actualizată, în care se va detalia modul în care se modifică utilizarea Datelor dumneavoastră de recrutare, inclusiv ce anume, dacă va fi cazul, ar fi necesar să faceţi.

Această Notificare a fost actualizată ultima dată pe 26 aprilie 2018