Securitatea informaţiei continuă să fie un aspect principal – în mass-media, în rândul publicului şi, cel mai important, pentru modul în care companiile îşi cheltuiesc bugetele IT. Datele şi accesul la aceste date sunt o ţintă importantă pentru infractori.

Însă modificările modului în care lucrăm afectează în mod radical domeniul securităţii. Din ce în ce mai multe organizaţii îşi desfăşoară activitatea pe baza unui model de lucru hibrid, permiţându-le angajaţilor flexibilitatea de a se muta de la o locaţie la alta: de la sediul central într-un spaţiu de lucru în comun, la biroul de acasă sau chiar în deplasare, în timp ce se mută dintr-un spaţiu de lucru în altul.

Deşi acest nou mod de lucru oferă multe beneficii, lucrul hibrid şi la distanţă a complicat gestionarea securităţii informaţiei. Totuşi, aceste provocări nu sunt de nedepăşit dacă aveţi tehnologia şi asistenţa potrivite la dispoziţie.

Mai jos vom analiza patru întrebări frecvente ale organizaţiilor care gestionează un mediu de lucru hibrid şi vom explica modul în care Canon vă poate ajuta să găsiţi răspunsurile la acestea.

Indiferent că doriţi să configuraţi un mediu de lucru hibrid sau să-l optimizaţi pe cel existent, securitatea ar trebui să fie prioritară. Însă, de cele mai multe ori, organizaţiile abordează aceste obiective separat, investind mai întâi în tehnologie pentru a permite lucrul hibrid şi apoi trecând mai departe la securizarea mediului de lucru extins. Organizaţiile pot economisi timp şi evita mai ales să „plătească dublu” dacă analizează cu atenţie capacităţile în termeni de securitate ale soluţiilor de lucru hibrid, înainte de a le adopta.

La Canon, acordăm prioritate securităţii în tot ceea ce facem, de la protecţia integrată împotriva riscurilor cibernetice în dispozitivele şi software-ul nostru până la modul în care evaluăm, implementăm şi furnizăm soluţii. De fapt, Quocirca a recunoscut Canon ca lider în domeniul imprimării şi securităţii documentelor¹, oferindu-vă asigurarea că atunci când lucraţi cu Canon pentru a vă optimiza mediul de lucru hibrid, securitatea informaţiilor va fi în centrul soluţiei.

Este important să ţineţi cont de modul în care informaţiile sunt transmise în mediile de lucru ale organizaţiei dumneavoastră, indiferent că este vorba de crearea, transmiterea, stocarea sau ştergerea documentelor; fiecare dintre aceste aspecte reprezintă o potenţială vulnerabilitate. Unul dintre beneficiile experienţei noastre în gestionarea documentelor şi informaţiilor îl reprezintă faptul că oferim cunoştinţe de specialitate pe întregul ciclu de viaţă al informaţiilor.

Ecosistemul nostru, care include dispozitive, software şi servicii, este conceput pentru a funcţiona la nivel global, pentru a vă proteja informaţiile în fiecare etapă, oricând şi oriunde lucraţi. Împreună cu soluţiile pentru întreprinderi, dispozitivele noastre oferă securitate integrată prin funcţii precum criptarea datelor, înregistrarea activităţii, acces securizat la documentele din cloud şi autentificarea utilizatorilor, pentru a asigura că documentele pot fi imprimate sau accesate pe dispozitiv numai de utilizatorul căruia îi sunt adresate.

În acelaşi timp, soluţiile noastre de gestionare a documentelor susţin eforturile organizaţiei dumneavoastră, oferind un director şi o platformă de colaborare securizate pentru informaţiile companiei. Soluţiile noastre inteligente pot recunoaşte documente obişnuite şi aplica politici de securitate automate pentru a limita accesul, astfel încât informaţiile să fie văzute numai de cei care trebuie să le vadă.

În cele din urmă, implementarea de politici de securitate nu ar trebui să necesite prezenţa echipelor IT. Însă organizaţiile ar putea avea îngrijorări legate de modul în care se pot asigura că angajaţii de la distanţă respectă cele mai bune practici, fără a crea un volum de muncă imens pentru echipele IT şi fără a deranja angajaţii printr-un control excesiv de strict.

Fiecare organizaţie va avea de câştigat în urma instruirii angajaţilor cu privire la modul în care îşi pot păstra datele în siguranţă şi motivele care stau la baza politicilor implementate. Însă orice companie care îşi desfăşoară activitatea într-un mediu hibrid ar trebui să aibă ca prioritate dezvoltarea unei metode mai oficiale şi mai consecvente de implementare a securităţii.

Soluţiile noastre de gestionare a informaţiilor bazate pe cloud, inclusiv Therefore Online şi Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, oferă angajaţilor o metodă structurată şi securizată de a accesa, stoca şi transmite documente. Fiind soluţii bazate pe cloud, acestea permit angajaţilor să acceseze fluxurile de lucru cu documente oriunde s-ar afla. Cu toate acestea, securitatea integrată şi discretă oferă reguli care nu permit utilizatorilor să introducă noi vulnerabilităţi de securitate.

Spre exemplu, controlul accesului nu permite angajaţilor să deschidă fără permisiune documente ce conţin informaţii sensibile, iar automatizarea integrată în fiecare soluţie asigură trimiterea directă a documentelor către angajatul potrivit în fiecare etapă a fluxului de lucru.

Gartner a descoperit că utilizarea dispozitivelor personale şi a instrumentelor IT neaprobate este în continuare o practică obişnuită în rândul angajaţilor care lucrează la distanţă, iar jumătate dintre angajaţi au recunoscut că au folosit aplicaţii de colaborare sau servicii web neaprobate de compania lor². Gândiţi-vă de ce ar alege tehnologii neaprobate. De obicei, răspunsul este unul dintre două motive.

În primul rând, când lucrează pe propriul dispozitiv în afara biroului, acasă sau în deplasare, un angajat poate începe să utilizeze fără să-şi dea seama instrumentele pe care le foloseşte în viaţa de zi cu zi, pur şi simplu din obişnuinţă şi deoarece este familiarizat cu modul în care acestea funcţionează. Este posibil să nu cunoască riscurile pe care le poate crea utilizând aceste instrumente, aşa că cea mai bună strategie de a corecta acest comportament îl reprezintă formarea şi instruirea.

În al doilea rând, un angajat poate apela la aceste instrumente deoarece are probleme cu cele furnizate de companie. Poate că funcţionează lent sau sunt dificil sau complicat de accesat în afara sediului companiei.

Este important să furnizezi instrumentele necesare, dar adoptarea lor depinde de funcţionarea impecabilă şi uşurinţa lor de utilizare. La Canon, luăm întotdeauna în considerare aceste aspecte când ne proiectăm soluţiile. Cloud Workspace Collaboration – Process Automation şi Therefore Online permit angajaţilor să interacţioneze cu uşurinţă cu documentele lor în timp real, oriunde s-ar afla, de pe orice dispozitiv aprobat şi fără întârzieri deranjante. Însă, un aspect esenţial îl reprezintă capacitatea de a oferi securitate intrinsecă completă pentru documente. Împreună cu dispozitivele noastre, oferim o buclă închisă pentru menţinerea securităţii în permanenţă.

Ştim că securitatea informaţiilor nu este ceva uşor nici în cele mai bune circumstanţe. Dorim să ajutăm organizaţiile să adopte modelul de funcţionare care li se potriveşte, fără a-şi face griji că vor compromite securitatea sau că-şi vor pune informaţiile în pericol.

Colaborarea cu un partener de încredere va uşura presiunea la care este supusă echipa dumneavoastră şi vă va ajuta să evaluaţi riscurile de securitate din infrastructura dumneavoastră IT, ajutându-vă să anticipaţi vulnerabilităţile şi să creaţi un ecosistem de tehnologii care să protejeze împotriva acestora, indiferent unde se află angajaţii dumneavoastră.