Modul în care lucrăm se schimbă rapid. Companiile care până nu demult îşi desfăşurau activitatea în totalitate la birou analizează tot mai mult şi alte opţiuni pentru angajaţii lor.

În urma conversaţiilor cu clienţii noştri, am definit patru tipuri de spaţii de lucru utilizate de companii în toată Europa, deseori combinate sub forma unor medii „hibride”. Acestea sunt „centrul de lucru al companiei” (sediul central sau o filială), „centrul de lucru al comunităţii” (cum ar fi un spaţiu de lucru comun), „centrul de lucru de acasă” (care denotă munca de acasă) şi „centrul de lucru mobil” (munca în deplasare).

Însă adaptarea la munca hibridă nu este întotdeauna simplă. Cu echipe care lucrează din diverse locaţii, este esenţial pentru companii să stabilească un plan bine pus la punct pentru a menţine securitatea şi eficienţa operaţiunilor comerciale.

În articolul de mai jos vă prezentăm în detaliu cinci sfaturi care vor ajuta orice companie care doreşte să adopte munca hibridă să facă acest lucru bine, de la bun început.

Platformele bazate pe cloud oferă un mediu unificat în care echipele pot lucra împreună, face schimb de informaţii şi colabora, indiferent de locaţiile acestora. Mutând volumele de lucru, platformele şi infrastructura în cloud, puteţi începe să vă deconectaţi echipa de orice spaţiu de lucru specific – iar dacă nu aveţi infrastructură locală de gestionat sau menţinut, teoretic, afacerea dumneavoastră poate funcţiona în totalitate în mediul virtual.

După ce organizaţia dumneavoastră adoptă tehnologiile cloud, puteţi profita şi de aplicaţiile concepute pentru a uşura munca hibridă a echipelor. Spre exemplu, ştim că pentru ca angajaţii să muncească eficient, aceştia trebuie să poată accesa şi interacţiona cu documentele pe care le utilizează zilnic. Din acest motiv, am creat servicii precum Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, care ajută organizaţiile să acceseze şi să-şi gestioneze în întregime fluxurile de lucru cu documente în cloud, permiţându-le echipelor să continue să lucreze ca de obicei, din orice locaţie.

Indiferent dacă sunteţi în curs de trecere la tehnologia cloud sau încă nu aţi început, vă putem ajuta să vă optimizaţi spaţiile de lucru hibride. Aceasta deoarece la Canon vă oferim soluţiile noastre într-un mod adaptat la nevoile dumneavoastră, indiferent că aveţi nevoie de soluţii la sediu, în cloud sau o combinaţie a celor două.

V-aţi gândit cum se vor adapta fluxurile dumneavoastră de lucru la un model de lucru hibrid? Începeţi prin a le planifica; în ce punct depind acestea în momentul de faţă de etape care presupun interacţiunea directă sau prezenţa la locaţie? Pentru ca fluxurile dumneavoastră de lucru să fie eficiente într-un model hibrid, acestea trebuie să se desfăşoare fără probleme indiferent unde sunt angajaţii dumneavoastră, ceea ce va însemna migrarea acestor etape către un proces digital, susţinut de tehnologii pentru fluxuri de lucru.

Planificarea şi implementarea tehnologiei pentru fluxuri de lucru digitale pot fi complexe şi costisitoare, complicând adaptarea la tipul de lucru hibrid, mai ales pentru companiile mai mici cu bugete limitate. Însă cu Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, ne-am folosit cunoştinţele de specialitate pentru a preconfigura fluxuri de lucru comerciale obişnuite pentru dumneavoastră, de la procesarea facturilor la gestionarea contractelor, toate acestea putând fi accesate direct de pe dispozitivele Canon. Aceasta înseamnă că etapele dintr-un flux de lucru digital cu documente, cum ar fi politicile de aprobare, distribuire şi păstrare, sunt configurate în prealabil, ceea ce înseamnă că veţi economisi timp şi bani la configurarea spaţiilor de lucru hibride.

Mutarea forţei de muncă în afara sediului companiei va crea, desigur, noi vulnerabilităţi în termeni de securitate, mai ales în situaţiile în care informaţiile sunt transmise în interiorul şi în afara organizaţiei. Este important să vă identificaţi cele mai valoroase resurse de informaţii şi apoi să luaţi în considerare întrebări precum: cum vor interacţiona echipele cu acestea atunci când lucrează din alte locaţii? Ce măsuri de protecţie vor fi implementate pentru a preveni încălcarea accidentală sau rău-intenţionată a securităţii acestor informaţii? Ca organizaţie, este important să puneţi în aplicare reguli stricte privind cele mai bune practici pentru a preveni vulnerabilităţile create de angajaţi. Însă aveţi nevoie şi de tehnologie care să ofere securitate intrinsecă, pentru a proteja angajaţii pe parcursul activităţilor de zi cu zi. De aceea, este extrem de important să cunoaşteţi şi să analizaţi eficienţa securităţii oferite de soluţiile pe care le luaţi în considerare pentru lucrul hibrid.

Când am dezvoltat serviciul nostru Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, ne-am concentrat pe securitate în primul rând. Serviciul complet de gestionare a informaţiilor nu doar îmbunătăţeşte experienţa angajaţilor cu lucrul hibrid, ci oferă şi securitate integrată în fiecare etapă a ciclului de viaţă a documentelor. Spre exemplu, se aplică automat politici de accesare a documentelor în momentul în care un document este scanat, iar informaţiile stocate în directorul central de documente sunt protejate eficient de Microsoft Azure.

De asemenea, soluţiile şi serviciile noastre de gestionare a documentelor funcţionează în tandem cu dispozitivele noastre, pentru a oferi protecţie performantă afacerii dumneavoastră. Dispozitivele noastre sunt construite să fie implicit sigure şi oferă mai multe funcţii şi capacităţi care vă ţin documentele în siguranţă, de la software-ul integrat McAfee Embedded Control până la autentificarea utilizatorilor.

Aspectul cel mai important la configurarea unui model de lucru hibrid de succes îl reprezintă perspectiva de ansamblu asupra locaţiilor de muncă. Spaţiile de lucru nu sunt izolate; echipele vor avea nevoie în continuare să lucreze împreună fără probleme, de la distanţă. Prin urmare, nu este de ajuns să identificaţi tehnologia potrivită pentru fiecare locaţie, ci şi tehnologii care să funcţioneze împreună. Luaţi în calcul testarea şi încercarea tehnologiilor pe care plănuiţi să le utilizaţi. Sunt concepute pentru a fi integrate cu uşurinţă? Sau vor necesita intervenţia continuă a departamentului IT pentru a continua să funcţioneze împreună? Integrarea soluţiilor este unul dintre aspectele cele mai complexe cu care se pot confrunta echipele IT; prin urmare, este un considerent important.

La Canon, concepem toate echipamentele şi soluţiile noastre astfel încât să funcţioneze împreună, eliminând efortul pe care ar trebui să-l depună departamentul IT pentru gestionarea spaţiilor de lucru hibride. Soluţiile noastre de gestionare a documentelor şi informaţiilor funcţionează în tandem cu dispozitivele noastre pentru a facilita integrarea şi pentru a vă permite astfel să vă extindeţi sau să vă ajustaţi capabilităţile în funcţie de nevoile dumneavoastră.

Există multă presiune în ceea ce priveşte adaptarea la noile metode de lucru, însă rapiditatea nu ar trebui să fie în detrimentul unei bune planificări. Poate fi solicitant să încercaţi să replanificaţi modul în care funcţionează compania dumneavoastră astfel încât să ofere securitate, colaborare şi eficienţă atunci când echipele sunt distribuite. În loc să faceţi totul de unul singur, Canon vă poate oferi un parteneriat bazat pe experienţă care vă va asista în acest proces, atât în tranziţia la lucrul hibrid, cât şi cu optimizarea continuă, construind un model conceput să asigure un model de lucru hibrid durabil, bazat pe cele mai bune practici.