Motivul pentru care deciziile legate de echipamente pot ajuta sau compromite eforturile în vederea transformării digitale

Deja o iniţiativă strategică esenţială, transformarea digitală a căpătat o nouă importantă în contextul Coronavirus. 59 %¹ din persoanele IT cu putere de decizie spun că presiunile generate de pandemie le-au accelerat eforturile de transformare digitală. „Noul normal” are un efect profund asupra cerinţelor de echipamente din viitor. Pentru a asigura că investiţiile nu sunt irosite, trebuie să se ţină cont de modul în care echipamentele de birou se potrivesc cu strategia pe termen lung pentru transformare digitală.

Deşi statisticile variază, cercetările² estimează că până la sfârşitul anului 2021 25-30 % din forţa de muncă va lucra de acasă mai multe zile pe săptămână. Munca la distanţă nu este un fenomen nou generat de pandemie, ci o tendinţă stabilă care a câştigat teren în ultimii zece ani. Pe măsură ce multe mărci de renume îşi declară angajamentul faţă de o abordare hibridă, mai flexibilă în ceea ce priveşte munca, ne putem aştepta să observăm o scădere accelerată a personalului la locul de muncă, însă adevărul este că rolul biroului pur şi simplu se va schimba. Nu va mai fi locul principal pentru activităţile lucrative, ci va fi o opţiune pentru activităţi precum colaborarea directă şi pentru utilizarea resurselor specializate.

Companiile şi angajaţii acestora vor avea acum libertatea de a întreba - ce îmi doresc pentru a-mi atinge obiectivele şi care locaţie mă va ajuta cel mai mult în acest sens? Rolul companiei şi al managerului IT va fi să se asigure că echipamentele nu fac parte niciodată din procesul de decizie, ci că acţionează ca instrumente care susţin din umbră fiecare spaţiu de lucru. Pentru managerii IT, aceasta va fi o tranziţie semnificativă. În trecut, companiile acordau întâietate investiţiilor în echipamentele de birou, însă, pentru ca munca hibridă să funcţioneze adecvat, acum toate mediile de lucru trebuie să fie tratate cu egalitate. Obiectivul ar trebui să îl reprezinte asigurarea unei experienţe de lucru constante, indiferent de loc.

În acest context, investiţia în tehnologiile potrivite este esenţială. Obiectivul ar trebui să fie asigurarea desfăşurării eficiente a proceselor obişnuite ale companiei precum cele de efectuare a plăţilor sau cele de angajare, chiar dacă angajaţii aleg să lucreze de la distanţă cu normă redusă sau întreagă. Digitalizarea va fi o parte importantă a securizării lucrului de la distanţă, ţinând cont de faptul că echipele nu pot lucra cu uşurinţă împreună pe documentele fizice. Transformând documentele fizice în date digitale, angajaţii nu doar le vor pune la dispoziţia membrilor echipei care lucrează de acasă, ci se vor şi asigura că ei înşişi vor putea lucra în continuare pe documente chiar dacă revin la munca de acasă - asigurând lucrul hibrid eficient atât la nivel individual cât şi la nivel de echipă.

Aproape jumătate (49%) din directorii de companii percep digitalizarea proceselor pe bază de hârtie ca fiind ceva foarte important în contextul iniţiativelor de transformare a afacerilor³. Totuşi, în ciuda accentului pe transformare, 65 % din persoanele din IT cu putere de decizie consideră că hârtia va fi în continuare importantă la locul de muncă până în 2025⁴. Indiferent de evoluţiile în tehnologia digitală, estimările anterioare în ceea ce priveşte anunţatul „birou fără hârtie” încă nu s-au concretizat. De fapt, chiar şi în astfel de condiţii extreme precum perioada pandemiei, în care digitalizarea creşte, deseori companiile nu îşi pot încă înlocui fluxurile de lucru pe hârtie cu cele 100% digitale⁵. Adevărul este că majoritatea companiilor au încă nevoie de documente fizice într-un anumit punct din fluxurile de lucru ale companiei, fie la începutul fie la sfârşitul acestora.

Ce înseamnă acest lucru pentru investiţii? Înseamnă că cel puţin în viitorul pe care-l putem preconiza, managerii IT vor trebui să investească în echipamente care să susţină în mod eficient metodele de lucru hibride.

Achiziţionarea echipamentelor potrivite este esenţială pentru crearea unui ecosistem de tehnologii care să susţine munca hibridă. Deşi poate exista tentaţia de a face investiţii pe baza deciziilor de achiziţie anterioare, sau pe criterii de rentabilitate, realitatea din prezent este fundamental diferită de cea cu 12 luni în urmă. Echipamentele de imprimare şi scanare din prezent trebuie să funcţioneze ca un centru multifuncţional pentru fluxuri de lucru hibride. Opţiunile de conectare şi funcţia de digitalizare trebuie să se afle la baza oricărei decizii de achiziţie viitoare.

Portofoliul Canon a fost special creat pentru a asigura munca hibridă eficientă. Dispozitivele noastre multifuncţionale (MFD) inteligente au fost construite cu cele mai recente tehnologii de captare şi procesare şi dispun de funcţia de conectare la cloud integrată cu aplicaţii pentru fluxuri de lucru şi salvare în spaţii de stocare cloud cunoscute.

Dispozitivele noastre multifuncţionale – cum ar fi cele din seria recent lansată imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Series – nu oferă numai capacităţi de imprimare de ultimă generaţie, ci şi tehnologie de scanare inteligentă, care susţine transformarea digitală. Angajaţii pot transforma cu uşurinţă documentele imprimate în informaţii digitale, care pot fi trimise în aplicaţii precum OneDrive sau Dropbox sau care pot fi integrate în fluxurile de lucru ale companiei, cum ar fi SAP Concur. Această funcţie de conectare îmbunătăţită asigură că informaţiile sunt disponibile pentru colegi, indiferent de locul în care aceştia se află, facilitând munca mai eficientă de oriunde.

Ca manager IT, 2020 a avut probabil un impact important asupra strategiei dvs. de IT şi asupra priorităţilor dvs. în materie de investiţii. Deşi prioritatea pe termen scurt va fi asigurarea „funcţionalităţii de bază”, companiile ar trebui practic să se gândească la munca hibridă pe termen lung. Cum vor putea funcţiona eficient fluxurile de lucru în mai multe locaţii? Care elemente ale acestor procese pot fi digitalizate curând? Şi în ce cazuri este imprimarea încă esenţială? Pentru a asigura munca optimă, chiar şi în timpul trecerii de la informaţiile imprimate la cele digitale, managerii IT trebuie să se gândească să investească în dispozitive multifuncţionale de ultimă generaţie, care oferă nu doar capacităţi de imprimare zilnică, ci şi funcţii de conectare, digitalizare şi caracteristici de integrare a fluxurilor de lucru, pe care dispozitivele multifuncţionale din prezent nu le pot oferi.

Descoperiţi modul în care cele mai recente dispozitive multifuncţionale ale noastre reprezintă soluţia pentru cerinţele dvs. cu privire la transformarea digitală