În trecut, expresia „funcţionari de birou” a devenit o descriere nu doar pentru locul în care lucrau oamenii, ci şi pentru tipul de muncă pe care o desfăşurau – bazată pe informaţii şi, în ultimele două decenii, efectuată pe calculator.

În ultimii ani, conceptul de muncă la birou a evoluat din nou. În loc să depindă de o locaţie, organizaţiile permit din ce în ce mai mult angajaţilor să lucreze de oriunde, cu condiţia ca aceştia să fie în continuare productivi.

Mulţi dintre clienţii noştri trec la modelul de lucru hibrid pe termen lung, combinând mai multe tipuri de spaţii de lucru: de la un centru de lucru al companiei principal sau auxiliar până la casele angajaţilor, spaţii de lucru comune, vagoane de tren sau săli de aşteptare în timpul călătoriilor.

Pe măsură ce lucrul hibrid devine din ce în ce mai frecvent, întrebarea de pe buzele liderilor din domeniul IT se transformă din cum se poate asigura munca în afara biroului în cum se poate optimiza lucrul pentru a asigura o productivitate cât mai mare.

Mai jos vom analiza patru întrebări frecvente ale organizaţiilor care îşi doresc să îşi menţină şi să îşi optimizeze productivitatea într-un mediu de lucru hibrid şi vom explica modul în care Canon vă poate ajuta să găsiţi răspunsurile la acestea.

De obicei, companiile depind de documentele pe suport de hârtie; aceasta nu înseamnă că trecerea la un model de lucru hibrid nu este posibilă, însă poate complica procesul.

Trecerea la un model exclusiv digital nu are loc neapărat imediat, însă este esenţial să optimizaţi în timp dependenţa de materiale imprimate. Astfel, vă veţi ajuta echipele să lucreze mai uşor din alte locaţii şi veţi reduce şi costurile – atât din punct de vedere financiar, cât şi din punctul de vedere al mediului.

La Canon, avem experienţă în gestionarea şi integrarea fluxurilor de lucru complexe cu documente care combină procese digitale şi bazate pe hârtie. Înţelegem că majoritatea organizaţiilor sunt în curs de digitalizare şi vă putem asista în acest proces. Indiferent de situaţia unică a organizaţiei dumneavoastră, vă putem oferi asistenţă personalizată pentru adaptarea la un model hibrid.

Deşi este posibil să aveţi nevoie în continuare de câţiva angajaţi într-o locaţie centrală la anumite momente, niciun angajat nu ar trebui să fie limitat din cauza necesităţii de a imprima sau scana.

La Canon, oferim dispozitive concepute pentru orice tip de spaţiu de lucru, inclusiv dispozitive cu dimensiuni reduse pentru munca de acasă şi multifuncţionale performante create pentru birourile aglomerate. Dispozitivele noastre dispun de conectivitate integrată, care le permite echipelor să acceseze documentele de care au nevoie, chiar şi în afara biroului.

Spre exemplu, cu imprimanta noastră imageRUNNER ADVANCE DX seria C5800, documentele pot fi scanate direct către destinaţii de stocare în cloud cum ar fi OneDrive şi Dropbox sau în aplicaţii existente pentru fluxuri de lucru. De asemenea, acestea pot fi stocate sau clasificate automat cu software de învăţare automată, echipele putând astfel să partajeze cu uşurinţă documente şi să continue fluxurile de lucru în mai multe locaţii, reducând în acelaşi timp erorile manuale.

Mulţumită compatibilităţii cu aplicaţii mobile precum Print Business şi uniFLOW Online Print & Scan de la Canon, angajaţii pot chiar să trimită documente în vederea imprimării sau să primească documente digitalizate pe telefonul mobil, din mers, asigurându-se că îşi pot face munca în mod eficient în continuare, oriunde s-ar afla.

Echipăm dispozitivele noastre cu o gamă largă de aplicaţii software concepute pentru a rula impecabil pe dispozitivele noastre. Soluţii precum Cloud Workspace Collaboration – Process Automation oferă serviciul perfect de gestionare a documentelor şi colaborare pentru o afacere hibridă. Este o platformă bazată pe cloud ce nu depinde de locaţie, permiţându-le angajaţilor să găsească, să acceseze în siguranţă şi să proceseze documente instantaneu, de oriunde.

Înainte de toate, luaţi în calcul vulnerabilităţile la care vor fi expuse fluxurile dumneavoastră de lucru dacă acestea sunt mutate la distanţă. Automatizarea proceselor este un instrument cu adevărat util pentru preluarea sau optimizarea sarcinilor structurate şi repetitive. În contextul forţei de muncă hibride, scopul dumneavoastră ar trebui să fie automatizarea sarcinilor repetitive care de obicei trebuie gestionate personal de echipe.

Canon are experienţă vastă în susţinerea organizaţiilor la gestionarea acestor procese. Tehnologiile noastre uşurează munca angajaţilor, astfel încât fluxurile de lucru să poată evolua eficient, în timp ce aceştia se concentrează pe sarcini mai importante.

Serviciul nostru Cloud Workspace Collaboration – Process Automation oferă fluxuri de lucru automatizate preconfigurate pentru aplicaţii comerciale obişnuite, precum gestionarea contractelor şi procesarea facturilor. Organizaţiile care achiziţionează dispozitivele noastre pot activa instantaneu fluxuri de lucru digitale direct de pe acestea, ceea ce asigură o dezvoltare eficientă a activităţii în toate locaţiile.

Gestionarea aspectelor IT în întregul mediu de lucru hibrid nu este simplă; există multe aspecte de luat în considerare, de la asigurarea accesului echipelor la datele şi documentele acestora până la prevenirea noilor vulnerabilităţi de securitate.

Pentru ca lucrul hibrid să fie cât mai eficient posibil, este important să aveţi o perspectivă de ansamblu asupra activelor dumneavoastră IT. Chiar dacă organizaţia dumneavoastră îşi desfăşoară activitatea din mai multe locaţii, acestea nu sunt independente; echipele dumneavoastră din aceste locaţii au nevoie să comunice şi să se conecteze fără probleme. Adoptarea unei abordări fragmentate în ceea ce priveşte domeniul IT, care să combine în mod neprofesionist instrumente şi soluţii, poate crea fluxuri de lucru inconsecvente şi probleme la integrare, ceea ce va avea ca rezultat şi mai multe întârzieri şi dificultăţi.

Aşadar, nu este suficientă asigurarea tehnologiei, ci trebuie pusă la dispoziţie tehnologie care să funcţioneze impecabil în toate locaţiile. Pe acest aspect ne-am bazat serviciile de transformare digitală: un ecosistem de dispozitive, aplicaţii software şi servicii concepute să asigure lucrul eficient de oriunde. Aceste tehnologii încercate şi testate sunt concepute să funcţioneze împreună, reducând complicaţiile şi perioadele de inactivitate pentru angajaţi şi echipa IT.

De asemenea, ştim că gestionarea unei flote de dispozitive este complicată chiar şi în cele mai bune circumstanţe, însă poate fi deosebit de dificilă când dispozitivele nici nu sunt la sediul companiei. uniFLOW Online, soluţia noastră bazată pe cloud, oferă o singură platformă pentru conectarea tuturor locaţiilor de lucru. Prin intermediul acestei platforme, vă puteţi gestiona flota în mod centralizat indiferent de locaţia dispozitivelor, de la permisiunile de securitate ale utilizatorilor la monitorizarea utilizării imprimării, totul din orice locaţie în care munciţi.

Productivitatea depinde în mare măsură de rentabilitatea organizaţiei şi, prin urmare, este pe primul loc pe lista de priorităţi a fiecărui lider. Multe organizaţii vor fi îngrijorate cu privire la impactul pe care îl va avea schimbarea modelului lor tradiţional de operare asupra nivelurilor de productivitate ale angajaţilor.

Însă cu partenerul potrivit şi cu ecosistemul potrivit pus în aplicare, lucrul hibrid vă va permite nu doar să vă menţineţi „activitatea ca de obicei”, ci vă va oferi şi ocazia de a vă regândi şi optimiza fluxurile de lucru existente, pentru a accelera productivitatea.

Între timp, investiţiile în baza potrivită de tehnologii nu vă vor ajuta doar să îmbunătăţiţi lucrul hibrid la momentul actual. Este important să vedeţi viitorul organizaţiei dumneavoastră ca o ocazie de optimizare continuă. Această bază ajută echipele IT să pregătească organizaţia pentru schimbare, facilitând progresul şi optimizarea viitoare.